Organizuoju renginius dvylika metų. Per tą laiką išmokau vieną dalyką: kažkas visada nutiks ne taip. Kažkas vėluos, kažkas pasikeisi, kažkas bus užmiršta. Ir labai dažnai tas „kažkas” – firminiai marškinėliai.
Paskutinį kartą tai nutiko prieš mėnesį. Penkių šimtų žmonių konferencija, savanorių komanda, visi turėjo būti vienodai apsirengę. Užsakymas turėjo būti seniai – bet kažkur tarp sponsorų derybų ir programos derinimo tiesiog… pamiršom. Likus savaitei skambinau į mreklama spauda ant marškinėlių tiekėjus su panika balse.
Istorija baigėsi gerai. Bet tik todėl, kad jau žinojau, ką daryti.
Kodėl taip nutinka
Neteisiu savęs ir kolegų per griežtai. Renginių organizavimas – tai šimtai detalių vienu metu. Marškinėliai atrodo kaip smulkmena, kol neatsiduri situacijoje, kai jų nėra.
Dažniausios priežastys:
Laukiame galutinio dizaino. Sponsorius dar nepatvirtino logotipo. Arba patvirtino, bet „gal dar šiek tiek pakeisime”. Arba turime tris variantus ir negalime apsispręsti.
Neaišku, kiek reikės. Registracija dar vyksta. Nežinome, kiek savanorių. Nežinome, ar VIP svečiams irgi duosime.
Biudžetas nepatvirtintas. Laukiame sponsoriaus pinigų. Arba viršininko parašo. Arba finansų departamento „žalios šviesos”.
Tiesiog užmiršome. Sąraše buvo šimtas punktų. Šitas kažkaip praslydo.
Visos šios priežastys suprantamos. Bet kai iki renginio lieka savaitė – jau nesvarbu, kodėl. Svarbu – ką dabar.
Savaitė iki: kas įmanoma
Septynios dienos – dar ne katastrofa. Bet jau nėra laiko klaidoms.
DTF technologija išgelbėja. Tradicinė šilkografija reikalauja pasiruošimo laiko – klišių gamyba, spalvų maišymas. DTF spausdina tiesiai iš failo. Jei dizainas paruoštas – gamyba gali prasidėti tą pačią dieną.
Standartiniai drabužiai sandėlyje. Užsakyti specifinius marškinėlius su ypatingu audiniu – jau per vėlu. Bet standartiniai modeliai dažniausiai yra sandėlyje. Balti, juodi, tamsiai mėlyni – populiariausios spalvos beveik visada prieinamos.
Dydžių kompromisas. Idealiu atveju klausiame kiekvieno dalyvio dydžio. Skubiu atveju – užsakome standartinį pasiskirstymą: daugiausia M ir L, mažiau S ir XL. Ne tobula, bet veikia.
Paprastesnis dizainas. Sudėtingas dizainas su gradientais ir smulkiomis detalėmis reikalauja daugiau laiko patikrinimui ir korekcijai. Paprastas, aiškus logotipas – greičiau į gamybą, mažesnė klaidų tikimybė.
Trys dienos iki: ekstremali situacija
Čia jau prasideda tikras stresas. Bet vis dar įmanoma.
Mažinkite kiekį. Gal nebūtina visiems penkiems šimtams? Gal užteks savanoriams ir organizatoriams – šešiasdešimčiai? Mažesnis kiekis – greitesnė gamyba.
Mažinkite sudėtingumą. Gal užuot spausdinę ant priekio ir nugaros – tik ant priekio? Gal užuot pilnos spalvos – viena spalva? Kiekvienas supaprastinimas – sutaupytas laikas.
Skambinkite, ne rašykite. El. laiškas gali gulėti neperskaitytas. Skambutis – tiesioginė komunikacija. Paaiškinkite situaciją, klauskite, kas realiai įmanoma.
Mokėkite už skubumą. Taip, tai papildomi pinigai. Bet jei alternatyva – renginys be marškinėlių, tas „papildomas” tampa būtinybe.
Viena diena iki: branduolinė parinktis
Kartais net ir tai nutinka. Štai ką galima padaryti.
Vietiniai tiekėjai. Kas yra jūsų mieste? Kas gali atspausdinti šiandien ir atiduoti rytoj ryte? Skambinkite visiems, pradedant nuo didžiausių.
Sumažinkite iki minimumo. Gal tik pagrindinė komanda – dešimt žmonių? Gal tik scenos darbuotojai? Gal bent kažkas geriau nei niekas?
Alternatyvos. Kepurėlės vietoj marškinėlių? Liemenės? Kaklaraiščiai? Kas greičiau pagaminama ir vis tiek sukuria „vienodo” įspūdį?
Pripažinkite situaciją. Kartais geriausia – pasakyti komandai: „Marškinėliai atkeliaus po renginio, dovanosime kaip atminimą.” Tai geriau nei prasti marškinėliai arba hiperaktyvumas paskutinę minutę.
Ko išmokau per dvylika metų
Šios pamokos kainavo nervų ir pinigų. Gal kam nors padės jų išvengti.
Užsakyk anksčiau, nei atrodo logiška. Jei renginys gruodį – užsakyk spalį. Jei renginys už trijų mėnesių – užsakyk dabar. Niekada nėra „per anksti”.
Dizainą patvirtink atskirai. Nelaukite, kol viskas bus aišku. Patvirtinkite dizainą – tai vienas sprendimas. Užsakymo kiekį galėsite tikslinti vėliau.
Turėk „Plan B” kontaktą. Žinok bent vieną tiekėją, kuris gali padaryti greitai. Ne „turbūt gali” – o tikrai gali. Susitark iš anksto, užmegzk santykį.
Deleguok su data. Jei atiduodi užduotį komandos nariui – ne tik „užsakyk marškinėlius”, bet „užsakyk marškinėlius iki lapkričio 15″. Aiškus terminas – aiški atsakomybė.
Skaičiuok atgal. Renginys gruodžio 10? Pristatymas turi būti gruodžio 7 – su atsarga. Gamyba trunka savaitę – užsakymas iki lapkričio 30. Dizainas turi būti patvirtintas lapkričio 25. Ir taip toliau.
Santykiai su tiekėjais
Skubūs užsakymai veikia tik tada, kai yra pasitikėjimas.
Ilgalaikis ryšys. Jei dirbate su tuo pačiu tiekėju metų metus – jie pažįsta jus, jūsų poreikius, jūsų stilių. Skubiu atveju jie labiau linkę padėti.
Sąžininga komunikacija. „Mums labai reikia, ar galite padėti?” veikia geriau nei „reikalaujame, kad padarytumėte”. Tiekėjai irgi žmonės.
Apmokėjimas laiku. Jei anksčiau mokėjote vėluodami – skubiu atveju jūs ne prioritetas. Jei visada mokėjote laiku – jūs patikimas klientas.
Grįžtamasis ryšys. Po renginio parašykite: „Ačiū, viskas pavyko, marškinėliai buvo puikūs.” Tai kainuoja dvi minutes, o stiprina santykį.
Ką pasakyti savanoriams
Jei marškinėliai vėluoja arba kažkas ne taip – kaip kalbėti su komanda?
Nuoširdžiai. „Atsiprašome, įvyko klaida, marškinėliai bus vėliau” geriau nei išsisukinėjimas.
Su sprendimu. „Šiandien turėsite laikinus identifikatorius, marškinėlius atsiųsime po renginio kaip dovaną.”
Su padėka. „Dėkojame už supratingumą, tai mums pamoka ateičiai.”
Dauguma žmonių supranta, kad klaidos nutinka. Jų reakcija priklauso nuo to, kaip jūs reaguojate.
Realybės tikrinimas
Prieš panikuojant – užduokite sau kelis klausimus.
Ar tikrai būtina? Kartais marškinėliai – „gražu turėti”, ne „būtina turėti”. Gal renginys puikiai praeis ir be jų?
Ar yra alternatyvų? Gal jau turite senų marškinėlių iš praėjusių metų? Gal galima papildyti komandą žmonėmis, kurie jau turi?
Kas blogiausia gali nutikti? Jei marškinėlių nebus – ar renginys žlugs? Greičiausiai ne. Tai padeda perspektyvai.
Ką galima išmokti? Kiekviena krizė – pamoka. Po jos – sistemizuokite, kas nutiko ir kodėl, kad nepasikartotų.
Vienas dalykas ateičiai
Jei skaitote tai ne krizės momentu, o ramiai planuodami – štai vienas konkretus veiksmas.
Paimkite artimiausią renginį, kurį organizuojate. Atidarykite kalendorių. Įrašykite konkrečią datą, iki kada marškinėliai turi būti užsakyti – ne „kada nors”, o konkrečią dieną.
Tai užtrunka trisdešimt sekundžių. Ir tai gali sutaupyti savaitę streso.
Tikiuosi, jums niekada nereikės skambinti tiekėjui su panika balse. Bet jei vis dėlto reikės – bent žinosite, ką daryti.
